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De acordo com o Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 17 de julho de 2013 e posteriores adequações, os eventos ocorridos a partir de 2014 deverão estar adequados ao layout dos arquivos que compõem o eSocial. O RH deverá orientar toda a empresa: colaboradores, departamentos e lideranças, a fim de manter atualizados os dados como endereço, grau de instrução, dependentes, estado civil, documentação pessoal etc.

Informativos que atualmente são enviados mensal ou anualmente deverão ser tratados de forma pontual, à medida que ocorrerem. Isto envolve treinamento inclusive para os líderes, que deverão efetuar o repasse dos acontecimentos do colaborador para o RH com brevidade, para evitar multas ou outras penalidades.

Após o envio de todas as informações e de sua entrada em vigor, o eSocial fornecerá vários produtos para a sociedade.

• Folha de Pagamento Digital: escrituração fiscal digital das obrigações previdenciárias e trabalhistas e tabela de rubricas padronizada.
• Registro de Eventos Trabalhistas – RET: admissões, afastamentos, demissões, férias etc.
• Folha de Pagamento Digital Simplificada: escrituração simplificada na web para pequenos empregadores (MEI, segurado especial, empregador doméstico, pessoa física equiparada à empresa e simples nacional – até dois empregados).
• Portal do Trabalhador: sistema de consulta das informações dos empregados e autônomos, como INSS, FGTS e direitos trabalhistas.
  Portal do Empregador: sistema de consulta da escrituração/declaração.
• Módulo Reclamatória Trabalhista.
• DCTF Web: unificação dos procedimentos no âmbito da RFB – geração de guias, cobrança, parcelamento, compensação, restituição e CND.

As informações dos Eventos Trabalhistas alimentarão uma base de dados denominada RET – Registro de Eventos Trabalhistas. Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado.

O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento devem constar no RET.
Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.

Os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente.

No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO – Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras comporão o cadastro inicial do CNO.

Os trabalhadores terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par “CPF x NIS” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.

Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.

S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso: Enviado no início da implantação da eSocial para cada trabalhador existente, com as informações cadastrais e contratuais atualizadas até o mês da data base.

S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – início: evento utilizado para prestar informações cadastrais relativas a trabalhadores que não possuem vínculo empregatício com a empresa, como trabalhadores avulsos, dirigentes sindicais, estagiários e algumas categorias de contribuintes individuais (diretores não empregados, cooperados etc.), servidor público indicado para Conselho ou Órgão Representativo. Autônomos entram neste arquivo de forma opcional (dependendo do assinalamento na tela de definições do eSocial, campo “Enviar contr. Individual Opcionais S-2300”, caso não envie neste leiaute, deve ser enviado somente na folha mensal.

De acordo com o leiaute S-2300, serão exigidas as informações abaixo:

• Número de CPF, PIS, CTPS, RG e CNH;
• Nome, Sexo, Raça e Cor;
• Estado Civil, Grau de Instrução, Endereço completo e Deficiências;
• Data, Município, Estado e País de Nascimento;
• Nome do Pai e nome da Mãe;
• No caso de Estrangeiro: Data de Chegada, data de Naturalização, se possui filhos brasileiros, se é casado com brasileiros;
• Informações dos Dependentes: Nome, Grau de Parentesco, CPF, se é dependente para IRRF;
• Informações de Contato: Telefone e e-mail;
• Informações do Estágio: Data de início, Categoria eSocial do Trabalhador, se o Estágio é obrigatório ou não, Nível de Formação (Fundamental, Médio, Formação Profissional ou Superior), Área de atuação, Apólice de Seguro, valor da Bolsa (se houver), Data prevista para o término, Instituição de Ensino (incluindo CNPJ, Razão Social e endereço completo), Agente de Integração (incluindo CNPJ, Razão Social e endereço completo) e Supervisor do estágio na empresa (CPF e Nome).

Preenchimentos obrigatórios na área de SST – Saúde e Segurança do Trabalho são:

• S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;

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